Một Số Thông Tin Về Dịch Vụ Chuyển Văn Phòng Làm Việc

Các mốc thời gian quan trọng khi chuyển văn phòng làm việc:

Phải nhận định rằng văn phòng chính là nơi thực hiện mọi giao dịch của doanh nghiệp. Có thể nói rằng nơi đây đóng vai trò gần như quyết định đến sự phát triển và sự “tín nhiệm” của quý khách hàng dành cho phía doanh nghiệp. Dưới đây, là một số cột mốc thời gian quan trọng dựa trên những kinh nghiệm thực tế mà Thành Tâm Express đúc kết được, hy vọng những thông tin sau đây sẽ giúp bạn có một buổi chuyển văn phòng làm việc thật suôn sẻ: 

Một tháng trước khi chuyển dọn:

Khoảng 30 ngày trước khi tiến hàng chuyển dọn, bạn nên cần cân nhắc chắc chắn về địa điểm làm việc, hạn chế làm các giao dịch kinh doanh bị gián đoạn, điều này có thể gây sự nhiễu loạn khiến nhân viên khó tập trung làm việc với quý khách hàng. Khoảng thời gian lý tưởng sẽ nên chọn là vào ngày cuối tuần, hoặc những thời điểm có ít giao dịch (Thường sẽ là trước hoặc sau Tết nguyên đán) Bạn cần “list” rõ những món đồ đạc cần chuyển dọn, cũng như số lượng vị trí nhân viên, các line điện thoại hiện có để bố trí lại tại văn phòng mới.
Một lưu ý cho bạn chính là nên thanh lý bớt những món đồ không còn sử dụng được nữa, những bộ bàn ghế đã không còn sử dụng nữa để giảm tải được lượng công việc và tiết kiệm được “kha khá” chi phí vận chuyển văn phòng. Bên cạnh đó, việc đó sẽ giúp có thêm nguồn thu cho doanh nghiệp
Bạn cần phải bàn giao lại và thanh lý các hợp đồng liên quan đến việc thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, các dịch vụ điện nước, thư tín,...
Một nhiệm vụ khá quan trọng cho việc chuyển văn phòng làm việc chính là khai báo thuế và nội hồ sơ cho phòng đăng ký kinh doanh, thông tin với phía cơ quan thuế,...
Bạn cần thông báo với phía khách hàng đang có mối quan hệ giao dịch rằng bạn chuẩn bị chuyển văn phòng công ty để phía khách hàng không bị bất ngờ.
Dựa trên những kinh nghiệm thực tế khi chuyển văn phòng làm việc của Thành Tâm Express, là bạn nên phân công một cách rõ ràng và chi tiết cho từng phòng ban về việc sắp xếp lại những hồ sơ quan trọng, mật của công ty. Thông thường, nên có người đứng đầu chịu trách nhiệm tổng quan để dễ kiểm soát và quản lý hơn.

Hai tuần trước khi chuyển văn phòng làm việc:

Vào khoảng thời gian hai tuần trước khi hoạt động chuyển văn phòng làm việc được diễn ra chính là lần lượt nên thay đổi các thủ tục hành chính như thay đổi địa chỉ trên các loại giấy tờ, công văn hợp đồng, trên các tài khoản website chính thức hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan tới địa chỉ của công ty. Bạn cũng cần nên thông báo về sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến với khách hàng thông qua gmail, điện thoại, các nền tảng facebook, zalo, instagram,...Kinh nghiệm chuyển văn phòng làm việc quan trọng vào thời gian 1 tuần trước ngày chuyển dọn cần liên hệ xin phép tòa nhà ở cả nơi đi và nơi đến để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm tránh gây “phiền hà” đến những người xung quanh.

Trong ngày chuyển dọn:

Cần xác định 4 vị trí nhân sự quan trọng bao gồm:  Một người thực hiện giám sát tổng thể- Người này sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp làm việc với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề khi xảy ra phát sinh, sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo công ty lên các phương án giải quyết thích hợp. Bên cạnh đó, cần phân công thêm 2 người giám  sát ở hai đầu (vị trị trước và sau khi chuyển dọn): Văn phòng cũ và cả văn phòng mới. Và cuối cùng, một người tham gia tiếp vào quá trình giám sát vận chuyển với mục đích nhằm đảm bảo không có sự mất mát đồ đạc và mọi thứ sẽ được diễn ra đúng theo kế hoạch đã được hoạch định. 
Việc chuyển dọn nên được tiến hành tuần tự với từng phòng ban. (Kết thúc phòng này sẽ chuyển phòng khác để không bị lẫn lộn đồ đạc.)
Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố gì, cần phải báo ngay cho người quản lý. Nếu đồ hư hỏng hoặc mất mát, hai bên phải ký biên bản xác nhận để sau này có căn cứ giải quyết, các vấn đề phát sinh.

Những điều cần cân nhắc khi chuyển văn phòng làm việc:

Ngoài những cột mốc và những việc chúng ta cần phải làm thì thông tin tiếp theo dưới đây sẽ giúp bạn biết thêm một vài kinh nghiệm cần cân nhắc khi chuyển văn phòng làm việc, nhằm loại bỏ mọi rắc rối mà có thể xảy ra:

Giữ gìn mọi thứ thật ngăn nắp: 

Công việc điều hành, phát triển của một doanh nghiệp thường phải mất rất nhiều thời gian và công việc theo dõi công việc chuyển văn phòng làm việc cũng vậy.  Trong thời điểm, chuẩn bị diễn ra hoạt động chuyển dọn văn phòng, bạn cần chỉ định một người quản lý cho từng phòng ban, sắp xếp các loại tài liệu thật ngay ngắn, an toàn- Điều này giúp chúng ta tiết kiệm được khá nhiều thời gian cũng như công sức. Người quản lý sẽ thực hiện rất nhiều nhiệm vụ, chú ý đến từng chi tiết và giải quyết mọi vấn đề khi vô tình xảy ra.

Khoanh vùng ngân sách thuê:

Khi bạn đã có được những chuẩn bị kỹ lưỡng, chi tiết cho việc chuyển văn phòng làm việc, thì chi phí sẽ được điều chỉnh phù hợp hơn. Cần có đội ngũ tiến hành kiểm kê những món đồ mà bạn định chuyển, từ đó công ty vận chuyển sẽ đưa ra được những con số ước tính chính xác và tối ưu nhất. Nếu như trường hợp phát sinh những món hàng bổ sung, hãy thảo luận với phía công ty vận chuyển, sẽ có những phương án chỉnh sửa phù hợp. Khi lập ngân sách cho việc di chuyển, đừng quên bao gồm VAT vào tổng chi phí của bạn. Bất kỳ tổn thất nào về doanh thu kinh doanh liên quan đến thời gian ngừng hoạt động do việc di chuyển gây ra cũng phải được tính vào.

Lập kế hoạch lộ trình vận chuyển rõ ràng:

Việc tuân thủ những mẹo này sẽ giúp bạn tránh được những bất ngờ lớn trong quá trình chuyển văn phòng làm việc, nhưng sẽ luôn có công việc nhỏ phát sinh lọt vào những kẽ hở nếu bạn không cẩn thận hoặc không có một kế hoạch chi tiết, cụ thể.  Kế hoạch hành động tốt nhất cho bạn chính là tạo ra một lịch trình, hệ thống chi tiết về mọi thứ cần được xử lý và khi nào cần thực hiện, vì vậy, không nên quá vội vàng. Để giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi, chúng tôi đã tổng hợp danh sách kiểm tra di chuyển này với tất cả các nhiệm vụ thích hợp, được sắp xếp theo những mốc thời điểm thích hợp. Với việc lập kế hoạch cẩn thận, việc di chuyển có thể diễn ra suôn sẻ để nhân viên của bạn vẫn làm việc hiệu quả và hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra liên tục.

Tìm đối tác chuyển văn phòng chuyên nghiệp:

Mặc dù công việc chuyển văn phòng làm việc được xem là một khởi đầu mới, có thể là một thời điểm thú vị đối với một doanh nghiệp, nhưng công việc vận chuyển mọi thứ cũng như điều hành, kiểm soát thường đi kèm vào những vấn đề đau đầu. Ngay cả trong điều kiện lý tưởng, thì việc chuyển văn phòng làm việc vẫn chưa bao giờ là đơn giản. Chính vì vậy, nên lựa chọn một công ty đối tác chuyển văn phòng chuyên nghiệp, sẽ có một đơn vị đứng ra giúp bạn giảm “đau đầu” và “rắc rối” hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng công ty bạn thuê di chuyển văn phòng có những thủ tục, bảo hiểm đầy đủ. Và nhớ đảm bảo vấn đề an toàn, một số vấn đề bất cập như tai nạn có thể xảy ra. Hãy tìm hiểu cách công ty mà bạn lựa chọn xử lý hàng hóa, thiết bị hư hỏng như thế nào, sau đó hãy tiến hành ký kết hợp đồng. 

CÔNG TY DỊCH VỤ CHUYỂN NHÀ THÀNH TÂM
Địa chỉ VPGD: 860/60D/38  Xô Viết Nghệ Tĩnh Phường 25 – Quận Bình Thạnh TPHCM.
Địa chỉ Bãi Xe: 173 Đường Bùi Văn Ba, Phường Tân Thuận Đông , Quận 7, TPHCM
Địa chỉ Bãi Xe: 158 Nguyễn Văn Quá , Phường Tân Hưng Thuận , Quận 12, TPHCM
Địa chỉ Bãi Xe: 1170 Kha Vạn Cân , Phường Linh Tây , Quận Thủ Đức, TPHCM
Hotline: 0941.776.776 - 0901.729.729 Mr Tâm.